Onafhankelijke audit
Auditproces
Gedetailleerde stappen, vereist bewijsmateriaal en mogelijke uitkomsten van een RefurbCertified-audit.
Elke RefurbCertified-audit volgt hetzelfde gedocumenteerde proces, ongeacht de aanvrager. Auditors zijn geaccrediteerd, onafhankelijk en ontvangen geen beloning gekoppeld aan de auditresultaten.
Transparante bevindingen
Aanvragers ontvangen een gedetailleerd rapport met scores per criterium, beoordeeld bewijsmateriaal en aanbevelingen. Gunstige en ongunstige beslissingen worden schriftelijk toegelicht.
Overzicht
Een volledige audit omvat alle tien standaardcriteria. De gemiddelde duur is 1 tot 3 dagen, afhankelijk van de organisatiegrootte, plus voorafgaande documentcontrole.
Auditfasen
Aanvaarding van de aanvraag
Geschiktheidscontrole en toewijzing van een onafhankelijke auditor – zonder commerciële band met de aanvrager.
Voorbereiding
Planning van auditvensters, lijst met vereiste documenten en beveiligde toegang tot het auditorportaal.
Documentbeoordeling
Beleids- en bewijsanalyse vóór operationele audit. Aanvullende verzoeken indien nodig.
Audit op locatie/op afstand
Directe evaluatie van operaties, interviews met personeel en verificatie van bewijsmateriaal ter plaatse.
Rapport & aanbeveling
De auditor produceert een gescoord rapport met de aanbeveling APPROVE, REJECT of NEEDS_MORE_INFO – geen definitieve beslissing.
Beoordeling en besluit van de commissie
Certificatiecommissie beoordeelt het dossier en beslist. Aanvrager wordt schriftelijk op de hoogte gesteld.
Bewijs onderzocht
- Kwaliteitshandleidingen, testprocedures en controlerapporten
- Certificaten voor gegevensverwijdering of verwijderingslogboeken
- Garantie, retourzendingen en verkoopvoorwaarden
- Traceerbaarheidsregisters van onderdelen en reparatiebestanden
- Wettelijke registratie en bewijs van belastingnaleving
- On-site of videorondleiding door test-, opslag- en verzendruimtes
Mogelijke uitkomsten
- Goedkeuring — score ≥ 70, geen openstaande major non-conformiteit
- Verzoek om meer informatie: onvoldoende bewijs, deadline voor antwoord vastgesteld
- Afwijzing — onvoldoende score of onopgeloste grote non-conformiteit
- Opschorting na certificering — indien later non-conformiteit wordt ontdekt
Typische tijdlijnen
Van indiening tot beslissing: gemiddeld 4 tot 8 weken, afhankelijk van de responsiviteit van documenten en de beschikbaarheid van auditors. In elke fase worden exacte tijdlijnen gecommuniceerd.